Думала, думала и решила описать самые часто используемые мной инструменты. Они классные и полезные. Может быть, откроете для себя что-то новенькое, а, может, поделитесь чем-то интересным со мной в комментариях 🙂
Googe Drive & Yandex Disk — облачное хранилище.
Google Documents & Spreadsheets — документы, таблицы, презентации.
Notion — единое хранилище знаний, мыслей, идей, ссылок, выводов.
SingularityApp — таск-менеджер. Задачи на день, повторяющиеся задачи, ничего лишнего или мешающего.
Canva — для быстрого и простого создания картиночек с текстом для соцсетей. Сейчас работает только под VPN.
XMind — интеллектуальные карты.
LastPass — хранитель паролей.
CoinKeeper — контроль над личными финансами.
Google Trends & Yandex Wordstat — тренды, исследование ключевых слов.
Google Data Studio — визуализация данных.
Google Drive & Yandex Disk
Облачное хранилище для меня очень важно. Там у меня документы, картинки, презентации, статьи, таблицы, книги, музыка. Туда же я сохраняю отзывы на работы, скачанные изображения, какие-то полезные PDF файлы.
Почему облако?
- Файлы доступны с разных устройств.
- Можно делиться файлами без отправки
Мне удобнее Google потому, что пользуюсь почти всеми их инструментами (документы, таблицы, фото). В текущих реалиях, наверное, имеет смысл сразу начинать пользоваться Яндекс Диском. С оплатой гугл будут трудности (если не хватит объема хранилища и придется докупать).
Важно
- Заранее продумать структуру, чтобы не вырастить беспорядок. Я проставляю цифры по приоритетности. Если папок станет больше, то не потеряюсь в куче файлов.
- Поставить на ноутбук/компьютер программу для синхронизации данных. В этом случае папка Google Drive (Yandex Disk) будет в структуре ваших файлов.
То есть когда нужно загрузить какой-то файл в облако, мы его привычно скачиваем на компьютер и выбираем расположение в Драйве/Диске.
3. Изучить тарифы и стоимость.
Как приобрести дополнительное место Google Drive
Тарифы Yandex Disk — при подписке Яндекс вы получите ещё какие-то плюшки (Яндес.Музыка, бесплатная доставка с Яндекс.Маркета).
Обидно будет сохранить все файлы в облаке, а потом упереться в лимит, поэтому рекомендую сразу прикинуть какой объем файлов у вас будет.
4. Всё-таки регулярно стоит делать бекапы на внешний жесткий. Облако — это хорошо, санкции — это плохо. Корпорации могут «перепридумать» условия пользования продуктом, поэтому лучше время от времени делать копию.
Google Documents & Spreadsheets
Документы: https://docs.google.com/document
Таблицы: https://docs.google.com/spreadsheets
Презентации: https://docs.google.com/presentation
Почему облако, а не десктоп?
- Можно одновременно работать с файлами любому количеству людей (например, вы пишете статью, а другой человек её правит).
- Контроль версий и возможность восстановить данные с нужной даты. Всё сохраняется и вы не потеряете информацию если случайно всё затёрли.
- Всё, что вы делаете, сохраняется. Не нужно бояться, что «не сохранил» файл и всё сотрётся.
- Можно скачать файл в любом формате (PDF, EPUB, DOCX) и он будет совместим с другими инструментами.
- Легко переносить контент во множество других систем, сетей Ctrl+C/Ctrl+V, изображения и текст перенесутся с форматированием (например, из документов на сайт)
- Есть режим “офлайн”, так что без интернета тоже можно писать.
В облачных документах я делаю всё, в том числе:
- Пишу рассказы/повести/романы/статьи, веду дневник.
- Веду таблицу по количеству написанных символов в день, отмечаю прогресс по зарядке, контролирую статус публикаций работ на разных порталах, добавляю инфо об акциях (Spreadsheets)
- Печатаю чеки по коммуналке, планирую задачи, контролирую статус публикаций работ на разных порталах, отслеживаю результаты по зарядке и пр.
Важно
- Продумать места в Drive где будут лежать эти документы, чтобы не было множества непонятных документов.
- Продумать структуру для названий. Я указываю в файлах для рассказов название и дату создания.
- Убедиться, что доступ есть только у нужных людей и файл не опубликован для публичного пользования.
У Яндекса тоже есть документы. Я потыкала, попробовала, но «не зашло». Подожду улучшения и возможности делать экспорт из Google Docs.
Notion
Notion часто используется компаниями для организации корпоративной базы знаний. Очень удобно и просто. Без лишних деталей.
Я сохраняю в Notion любую текстовую информацию:
- О рассказах, романах, наброски о мирах, аннотации, брейншторминг на всякие темы.
- Рабочие заметки, идеи продуктов, разные полезные статьи.
- Уроки и выводы по рукоделию, рисованию.
- Ссылки на книги, статьи и всё, что касается самообразования.
- Инфо о травах (люблю травы и хочу в них хорошо разбираться), о минералах (у меня есть своя коллекция), рецепты (готовить тоже люблю, но всё время забываю как и что надо делать), инфо о лекарствах (вечно в них путаюсь), упражнения для зарядки.
Для писательства выглядит так (длинная, но удобная страница, привожу для примера):
Изображения в Notion не сохраняю. Есть лимит на количество картинок, а платную версию приобрести сейчас нельзя.
База знаний обязательно нужна, но если вы только собираетесь её создавать, то лучше посмотрите российские аналоги Notion: https://analogues.ru/notion А то ходили слухи о блокировке части пользователей. Я пока продолжаю с ними, но регулярно делаю бекап всего.
SingularityApp
Преимущества перед другими задачниками:
- Интуитивно-понятный интерфейс.
- Синхронизация между разными девайсами.
- Синхронизация со всеми календарями (автоматом добавляет события как задачи).
- Удобные настройки для повторяющихся задач (на любой день, с любой регулярностью).
- Статус «когда-нибудь» :))) Все мысли «о, надо будет это сделать», которые не вписываются в план дня можно добавлять туда)
- Удобно смотреть задачи на «сегодня» и любой другой день, контролировать планы.
Важно:
- Не наплодить слишком много повторяющихся задач, а то они потом надоедают и плодятся сами собой.
- Добавлять всё, что нужно сделать именно в Singularity, а не хранить по разным заметкам, бумажкам и пр., иначе весь смысл задачника и планирования теряется.
- Заранее продумать категории/проекты, чтобы было удобное разделение задач, а не миллионный список в одном проекте, в который станет тошно даже заглядывать.
- Регулярно актуализировать список задач. Раз в неделю-две обычно удобно.
Canva
Почему?
- Не надо самостоятельно искать размеры, нужные для соцсетей.
- Есть неплохие шаблоны, которые можно использовать.
- Если готовые элементы (анимации, символы, рамки и пр.)
- Экспорт в нужном формате.
- Много доступных шрифтов.
- Необходимый минимум настроек (непрозрачность, тень, свечение и пр.)
Хоть в бесплатной версии доступные элементы ограничены, их хватает для любительского создания материалов. Я только осваиваю социальные сети и то, как здесь всё устроено, но запускать каждый раз Фотошоп и самой искать картинки, размеры и пр. мне не хочется. Это тратит много времени на и так непростые для меня задачи и делает ведение сетей еще более стрессовым мероприятием 😅. В общем, Canva рулит.
XMind
Каждый мир, который я планирую описать, связан с другими. Некоторые герои являются зеркалами из их персональной реальности, другие могут быть и там, и там. Чтобы логика и взаимосвязь не нарушалась, мне нужно было это как-то охватить. Запутаться очень просто, в том числе и с историей жизни, причинно-следственными связями их поведения и другими нюансами.
Поэтому я открыла для себя XMind.
Очень удобно и наглядно.
Сейчас я пишу роман и добавляю туда же незакрытые ветки, неотвеченные вопросы, чтобы ничего не упустить. Если кто со стороны глянет, то выглядит, конечно, жутковато:
Но если свернуть ветки и открывать нужное, очень даже удобно:
В любом случае, не представляю какой инструмент кроме интеллектуальных карт помог бы мне охватить всё, что нужно. Моя голова такой объем информации не сохраняет на постоянной основе 🙂
LastPass
Да, есть встроенные инструменты для хранения паролей в браузере. Но бывает, что нужно зайти куда-то с другого устройства, а пароль не вспомнить. Поэтому использую LastPass.
- Можно делиться паролями с другими.
- Разбивать доступы по папкам.
- Сохранять заметки, комментарии, примечания.
- Использовать на разных устройствах.
- Ставится расширение на браузер и сохраняются все пароли при логине/регистрации.
Программа, правда, чуть глючная иногда (при восстановлении мастер-пароля), но лучше с ней, чем без неё. Пользуюсь уже лет семь и всегда радуюсь, что всё хранится там, а не где-то в заметках.
CoinKeeper
Контроль финансов, расходы, доходы, планы — очень важно и мало кто действительно занимается этим на регулярной основе. А стоило бы 🙂
CoinKeeper — приложение на телефон. Тестирую второй месяц, пока нравится всё кроме интеграции со Сбербанком. Она подглючивает, но я в процессе выяснения причин и исправления этого.
Раньше вела всё в таблице, но, честно говоря, чаще забивала её заполнять. Это же надо выписки скачивать, разносить по категориям, вспоминать, что было. Счет не один, статьи разные… Задача раздражала и я делала её раз в два-три месяца. А потом злилась, что не делаю регулярно. Контроль-то теряется.
Так вот, CoinKeeper подключается к вашим банкам, забирает данные, потом вы вручную разносите расход/доход по категориям, а потом он делает это сам.
Google Trends & Yandex Wordstat
Google Trends: https://trends.google.ru/trends/
Yandex Wordstat: http://wordstat.yandex.ru/
Зачем?
- Мониторить тренды и популярность определенных тем.
- Отслеживать количество запросов имени интересующего человека (или вашего).
Например, Сергея Лукьяненко в Яндексе ищут минимум 170 000 раз в месяц:
А Стивена Кинга 364 000:
А вот Google не показывает значения, а лишь относительный параметр:
Зато можно добавить одновременно несколько фраз и сравнить их популярность:
И там, и там можно выбирать регион, а в Google можно проверить данные по картинкам, Youtube поиску, веб, товарам и новостям.
Интересно, кстати, что почти любой тренд заканчивается не позднее, чем через пару месяцев. Какой бы значимой ни была тема, она перестает быть мега-актуальной не позже, чем через пару месяцев. А то и раньше.
А еще у Google есть страничка “Год в поиске”: https://trends.google.ru/trends/yis/2021/GLOBAL/ Можно поглядеть, что интересовало людей. Весело же, интересно 🙂
Google Data Studio
https://datastudio.google.com/
Визуализировать числовые данные по разным сегментам иногда очень полезно и весело.
Не то, чтобы мне часто это требовалось, но всё же жизнь упрощает. Например, я отслеживаю сколько знаков за день было написано (на основе таблицы Google Spreadsheet). За год-два собирается достаточно информации, чтобы понять какая у меня есть сезонность и какой тип работ выходил эффективнее.
И благодаря визуализации я точно знаю, что осенью пишу больше:
А вот летом мне не стоит сильно давить на себя потому, что даётся это труднее. Собирать данные — всегда будет хорошо, но потом полученную информацию можно представить в виде графиков и сделать какие-то выводы 🙂
Ещё я, конечно, люблю делать визуализацию общедоступных данных вроде экономических показателей по странам. Это тоже очень интересно и помогает быстрее понять что-то.
Я уверена, что у вас тоже есть такая информация, которую полезно отобразить в более наглядном виде. Недавно открыла для себя Yandex DataLens. Выглядит круто и есть интеграция с Google Spreadsheets, но пока не тестировала.
Кроме того, что выше, я использую https://pixabay.com/ для поиска картинок, разрешенных для коммерческого использования (сейчас только под VPN) и сохраняю интересные статьи, картинки в соцсетях в «Избранное» или закладки, чтобы перенести это в Notion. Но на этом не буду останавливаться подробно.
А что вы используете в жизни и работе? Поделитесь, а? 🙃